Behov for klareringen må begrunnes

Virksomheten må begrunne og dokumentere hvorfor den ansatte trenger en sikkerhetsklarering.

Eksempler på slik dokumentasjon kan være;

  • En beskrivelse av den ansattes arbeidsoppgaver, oppdrag eller prosjekt
  • Stillingsbeskrivelse eller arbeidsinstruks
  • En beskrivelse av sikkerhetstiltak som er gjennomført for å hindre at tilfeldige personer får tilgang til skjermingsverdig informasjon

Begrunnelse og dokumentasjon skal legges frem på en måte som er forståelig for Sivil klareringsmyndighet. Unngå forkortelser eller fagterminologi.

Hvis forespørselen ikke er tilstrekkelig begrunnet og dokumentert vil forespørselen bli avvist.

 

Personopplysningsblanketten må være tilstrekkelig utfylt

Nyeste versjon av blanketten og veiledere finner du på nettsidene til Nasjonal sikkerhetsmyndighet.

Det er kun siste versjon av personopplysningsblanketten som skal brukes. Vi anbefaler derfor at du alltid laster ned blanketten fra Nasjonal sikkerhetsmyndighet sine nettsider.

Virksomheten må kontrollere at blanketten er tilstrekkelig utfylt før den sendes til Sivil klareringsmyndighet. Hvis den ikke er godt nok utfylt vil den bli returnert til virksomheten.

Ferdig utfylt blankett skal skrives ut i to eksemplarer. Anmodende virksomhet et eksemplar, det andre sendes til Sivil klareringsmyndighet:

Sivil klareringsmyndighet
Postboks 100
1501 Moss

Bruk dobbel konvolutt og merk innerste konvolutt med «SKM PERSONKONTROLL».

 

Meld ifra når behovet for klarering faller bort

Hvis en av dine ansatte sier opp eller går inn i en annen stilling i virksomheten der de ikke lenger trenger en klarering er det viktig at dere melder ifra til oss. Denne meldingen kan sendes skriftlig på e-post til post@skm.stat.no eller til vårt postmottak på Nasjonalt BEGRENSET-nett, avhengig av sensitiviteten på innholdet.

Det er svært viktig at SKM er klar over dette fordi vi kun har lov til å gjennomføre personkontroll når det er et faktisk behov for en klarering. Ved å gi oss beskjed bidrar du også til at saksbehandlingen vår går raskere, og at vi har oppdaterte registre.

 

Prioritering av klareringssaker

Hvis deres virksomhet har behov for å få en sak prioritert kan dere sende oss en begrunnelse. For at vi skal forstå hvilke saker vi skal prioritere foran andre er vi avhengig av å forstå betydningen saken har.

Begrunnelsen kan sendes skriftlig på e-post til post@skm.stat.no, eller til vårt postmottak på Nasjonalt BEGRENSET nett avhengig av sensitiviteten på innholdet.

En sak kan få prioritet dersom klareringsavgjørelsen har samfunnsmessig betydning. Eksempler kan være at saken er viktig for å opprettholde samfunnskritiske funksjoner eller at uteblitt klarering fører til konsekvenser for stats- og samfunnssikkerheten. Vi ber om at det vises en nøkternhet med tanke på henvendelse om prioritet.

 

Forespørsel om fornyet sikkerhetsklarering skal sendes i god tid

En klarering er gyldig i maksimalt 5 år. Hvis klareringen av en ansatt er i ferd med å gå ut kan virksomheten sende en forespørsel om å fornye klareringen. Informasjon om dette finner du i personopplysningsblanketten og veilederen.

Det er viktig å sende inn den oppdaterte personopplysningsblanketten i god tid før gjeldende klarering løper ut, senest 6 måneder i forveien.

Om Sivil klareringsmyndighet må hente inn informasjon fra andre stater må det påregnes noe lengre saksbehandlingstid.

Behovet for klarering skal begrunnes og dokumenteres også ved fornyet klarering.

 

 

Oppdatert 15.5.2020